Secrétaire

Secrétaire de l’ATLMNB

Le secrétaire est nommé parmi les membres du Conseil. Les tâches commencent le premier janvier, pour une durée d’un an, après la nomination.

Tâches

• Participer comme membre du Comité de direction.

• Organiser les salles de réunions et les rafraîchissements requis.

• Rédiger le procès-verbal de toutes les réunions du Conseil, de l’assemblée générale annuelle et des réunions extraordinaires.

• Émettre des avis écrits de convocation et de motion.

• Préparer et distribuer l’ordre du jour en consultation avec le président.

• S’asseoir près du dirigeant qui préside les réunions.

• Fournir un procès-verbal sommaire des réunions du Conseil d’administration aux membres du Conseil d’administration sur demande.

• Noter les présences et absences aux réunions.

• Préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions précédentes.

• Lire et résumer la correspondance lors des réunions.

• Répondre à la correspondance au besoin.

• Enregistrer les procédures (ce qui est accompli) et non les débats (ce qui est dit).

• Maintenir une copie à jour de la Loi, des règlements administratifs, des règles et d’autres documents de l’Association.

• Maintenir des copies de tous les procès-verbaux approuvés en format électronique et sur papier.

• Maintenir et distribuer les coordonnées du Conseil d’administration.

• Signer les documents officiels de l’Association requis.

• Ouvrir les réunions, en l’absence du président et du président élu et présider la réunion jusqu’à l’élection d’un président temporaire, qui doit avoir lieu immédiatement.

Approuvé le 16 novembre 2004